Dentro de las funciones de la administración de empresas, la Auditoria Administrativa permite observar en qué grado se han alcanzado los objetivos, al mismo tiempo que se evalúan las prácticas administrativas, como la planificación, la organización, la dirección, la ejecución y el control.El término Auditoria Administrativa se empleó por primera vez en 1935, con la propuesta de fundamentos de James O. McKinsey, para analizar una empresa en todos sus aspectos, “a la luz de su ambiente presente y futuro probable”. Este concepto ha permitido el surgimiento de ideas como la auto-auditoria y el desarrollo de esta figura como un mecanismo importante en el campo de la competitividad entre organizaciones y en la Teoría Administrativa.
¿Qué es una Auditoria Administrativa?
Una Auditoria Administrativa es un análisis completó de la estructura organizacional de una empresa, de sus mecanismos de control, operación, además de sus recursos humanos y materiales. Se trata de un procedimiento que evalúa a la organización como un todo, por medio del cotejo de su desempeño con sus objetivos, tanto globales como por unidad, con el fin de ver lo efectivo de su modelo de gestión.
Una Auditoria Administrativa obedece a los siguientes principios:
- Sentido de la evaluación: este tipo de auditorias no mide el potencial o la idoneidad de los profesionales o trabajadores dentro de la organización, sino las dinámicas gerenciales, es decir, de los mandos administrativos responsables de coordinar las fuerzas de la empresa a lo interno.
- Importancia de la verificación: una auditoria eficaz no solo fundamenta sus conclusiones en la información obtenida, sino que ofrece medios científicos para interpretarla y para comprobar que se trata de una evaluación fidedigna.
- Pensar en términos administrativos: la atención de los auditores debe estar puesta en el aspecto administrativo de la empresa y no en otras áreas supeditadas a la gerencia administrativa. Se trata de una evaluación de procesos y recursos de cara a la misión de la empresa.
¿Por qué aplicar una auditoria administrativa?
Las empresas suelen usar las Auditorias Administrativas como un apoyo a los miembros de la organización, en especial a los Directores y Gerentes, en el desempeño de sus funciones, por medio de análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría e información concerniente a las actividades revisadas.
Algunos casos en los que se puede aplicar una Auditoria Administrativa pueden incluir:
- La valoración de una directiva para determinar si habrá rotación o no.
- Si existe una transición y cambio de órgano directivo.
- Cuando una empresa requiere una evaluación a nivel externo antes de ser adquirida o absorbida por otra.
Aunque estos son algunos de los ejemplos en los que una Auditoria Administrativa puede tener relevancia especial, en estos casos suele formar parte de una auditoria integral en la que se analizarían más aspectos de la empresa, como el financiero, logístico o informático.
Su importancia recae en que es un medio para evaluar la eficacia de los controles internos de una empresa, ayuda a prevenir el fraude y la malversación de sus activos, así como minimizar los gastos de capital en el manejo administrativo.
También sirve con los siguientes fines:
- Para la consecución de los objetivos empresariales. Los procesos empresariales necesitan diversas formas de control interno para facilitar la prevención, supervisión y seguimiento de irregularidades o hallazgos. Además, ayuda a medir el rendimiento continuo con la finalidad de mantener registros adecuados y promover la productividad operativa.
- Evaluar el riesgo de errores en los procedimientos contables. Sin controles internos o sistemas de Auditorias Administrativas, una empresa no podría crear informes financieros fiables, tanto internos como externos. De esta forma, no se podría determinar cómo asignar sus recursos ni saber cuáles de sus segmentos o líneas de productos son rentables.
- Prevención y detección de fraude. El análisis recurrente de las operaciones de una empresa y el mantenimiento de sistemas rigurosos de control interno pueden prevenir y detectar diversas formas de fraude u otros hallazgos contables.
¿Cuáles son los principales objetivos de una Auditoria Administrativa?
El principal objetivo de una Auditoria Administrativa es identificar puntos débiles, fallos en procesos y vicios recurrentes que puedan darse en los diferentes procedimientos de la empresa.
Además de dar con las deficiencias o debilidades de las diversas áreas para poder corregirlas o solventarlas, una auditoria administrativa también trae consigo los siguientes objetivos:
- Optimizar la administración de los recursos por parte de la empresa.
- Evaluar el servicio (o producto) brindado por la empresa de cara a la satisfacción del cliente.
- Aumentar los niveles de calidad y competitividad mediante diversos mecanismos y planes de gestión.
- Identificar los aciertos administrativos y replicarlos en situaciones semejantes.
- Analizar las funciones de cada división de la empresa en relación con las demás.
- Generar y proponer nuevos esquemas organizativos que resuelvan problemas a niveles macro o microempresariales.
¿Cómo se realiza una auditoria administrativa?
Una Auditoria Administrativa se compone de cuatro pasos elementales:
1. Planeación: se establecen los parámetros y lineamientos que servirán para enfocar la revisión de la auditoria, es decir, se debe primero definir qué cosas buscar y cuál será el criterio específico de búsqueda. Esto pasa por una lectura de “síntomas” o de conflictos aparentes.
2. Instrumentación: se elige entre diversos modelos de recolección de datos y de medición de estos, en función de la naturaleza empresarial y del tipo de conclusiones a las que se quiere llegar.
3. Examen: se aplica la planificación y se recaudan los datos y las estadísticas o cualquier otro tipo de información que responda a los lineamientos preestablecidos.
4. Informe: el cierre de la auditoria arroja como resultado un informe en el cual se detalla y explica todo el proceso, se rinde cuenta de los resultados y, finalmente, se hacen las recomendaciones pertinentes.
¿Cuáles son los tipos de Auditoria?
Las Auditorias Administrativas pueden realizarse de una forma analítica o funcional. La primera consiste en el estudio y comprensión de las políticas de actuación, los procesos, las dinámicas administrativas y directivas, mientras que la segunda se enfoca más en la puesta en operación y la administración de los puestos y mandos de responsabilidad.
Por otro lado, también existen las Auditorias externas e internas. A continuación detallamos en qué consisten estos Tipos de Auditorias:
Externa. Este tipo de auditoria es llevada a cabo por un contador público sin vínculos laborales con la empresa u organización y consiste en un examen crítico, sistemático y detallado de la unidad económica, por medio de técnicas determinadas y con el fin de obtener una opinión independiente de la operación del sistema económico, su control interno y, por último, dar sugerencias para mejorarlo.
La relevancia de este tipo de auditoria radica en que con ella, los resultados tienen una validez bajo una figura de fe pública, es decir, la información examinada tiene plena credibilidad de forma independiente a la propia empresa.
Interna. Una auditoria interna se realiza por integrantes de la empresa, o sea, por un auditor interno el cual tiene a su cargo la evaluación permanente del control de las transacciones y operaciones, con el fin de sugerir el mejoramiento de los métodos y procedimientos de control interno que den como resultado una operación más eficiente y eficaz.
Ya que se lleva a cabo por personal de la empresa, la imparcialidad e independencia en una auditoria interna no puede ser absoluta, pues el auditor no tiene la posibilidad de separarse por completo de la influencia de la administración de la organización, a la cual responde. La auditoria interna se caracteriza porque solo interviene en las operaciones y decisiones propias de su oficina, pero nunca en las operaciones y decisiones de la organización a la cual presta sus servicios y su función es de asesoría.
¿Cuál es el resultado principal de una auditoria?
El resultado de la auditoria sirve para tomar las decisiones más acertadas en función del buen desempeño de los equipos de trabajo humano y materiales que permiten el funcionamiento de tu empresa. En muchas ocasiones, es a través de las auditorias que los directores o altos gerentes de una empresa o institución eligen llevar a cabo importantes inversiones, cerrar plantas o incluso prescindir de personal.
Como resultado de la auditoria, el auditor entregará un informe escrito que dé constancia de su trabajo y donde desarrolle sus sugerencias o los acuerdos tomados para que la organización corrija y perfeccione los puntos débiles encontrados. Este informe debe tener las siguientes características:
- Debe estar redactado en forma sencilla, clara y precisa.
- Las conclusiones deben estar apoyadas con argumentos razonados y convincentes, que motiven la acción correspondiente.
- Debe estar escrito con limpieza y en papel adecuado.
- El informe, según el caso, deberá acompañarse de todos aquellos documentos formulados como resultado de los trabajos, por ejemplo, gráficas, instructivos, formas, entre otros.
¿Cómo iniciar una Auditoria Administrativa?
La manera óptima de realizar una auditoria es por medio de una persona o firma independiente a la empresa, pues así será capaz de ofrecer una opinión imparcial y profesionalmente experta sobre los resultados, con base en el hecho de que su opinión acompañará el informe presentado al término del examen y con el atributo de que estará basada en la veracidad de los documentos, de los estados financieros y en que no hay restricciones impuestas al auditor en su trabajo de investigación.
Así, iniciar una Auditoria Administrativa conlleva lo siguiente:
- Canalizar las acciones de optimización de los recursos que tiene la empresa o institución según sea su administración.
- Evaluar si el servicio ofrecido, partiendo de la organización interna que debe tener cada empresa o institución, satisface las expectativas de los clientes.
- Impulsar a través de planes y modelos de gestión el aumento de los niveles de calidad y competitividad de los servicios o bienes ofrecidos al público.
- Determinar cuáles son los métodos de gestión deficientes y que generan pérdidas, en función de evitar que esto siga ocurriendo.
- Identificar los aciertos de la administración de la empresa y cómo sus resultados se aproximan a los objetivos propuestos.
- Establecer cuáles son los instrumentos de trabajo que aportan o retrasan el desarrollo de la empresa o institución.
- Analizar las funciones administrativas y su relación con las demás dependencias de la empresa o institución.
Ya sea que busques hacer más eficientes los procesos en tu empresa, tomar una decisión importante basada en el funcionamiento de la organización o simplemente mejorar tu producto o servicio, las auditorías administrativas son la forma ideal de lograrlo.
